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Associations bretonnes - Conseils aux membres des associations bretonnes

Conseils aux membres des associations bretonnes

Conseils divers
  • Organiser une fête
  • Responsabilité des responsables...
  • Multiplication des cotisations
  • Dissolution, où va la caisse?
  • Vous avez dit "non lucratif"?
Sécurité des manifestations
Organiser un spectacle... avez vous la licence?
Comment désigner son (sa) Président(e)

Conseils divers

Organiser une fête

Qu'il s'agisse d'un fest-noz, d'un bal ou d'un banquet, les associations ont le droit d'organiser 6 fêtes par an exonérées de TVA. La TVA en question est de 5% sur les entrées et de 19,6% sur les boissons.

Ces fêtes peuvent être organisées sous réserve de faire les déclarations obligatoires, en particulier :

  • déclarer la fête aux impôts 15 jours avant. Il faut aussi, après la fête, fournir le résultat (recette, dépenses,...)
  • obtenir une "autorisation de bar" du maire de la commune où a lieu la manifestation.
Si les participants ont accès à un parking ou équivalent extérieur: prévenir la gendarmerie. Le cas échéant, elle modifiera son plan de ronde et pourra si nécessaire donner un coup de main (ivresse, casseurs, ...).

Responsabilité des responsables...

Le président de l'association est responsable mais tous les membres du conseil le sont aussi. Et tous sur leurs biens propres.

Il est donc indispensable d'avoir une assurance. Bien indiquer les activités courantes d'une part, et exceptionnelles d'autre part.
voir MACIF, MAIF par exemple qui propose des assurances pour les associations.

Multiplication des cotisations

Plusieurs d'entre nous, militants pleins de dynamisme toujours prêts à donner un coup de main, font partie de plusieurs associations. Chacune, bien sur, demande une cotisation. Au bout du compte l'addition des cotisations versées par chacun peut devenir une somme rondelette...et freiner l'élan de certains.
Alors dans votre association, prévoyez soit:
soit une dispense de cotisation pour les bénévoles qui exécutent des tâches pour l'association
soit le paiement de leur cotisation par l'association elle-même (très facile quand elle a des revenus extérieurs)
soit la rétribution des bénévoles sous forme de remboursement de frais

Dissolution, où va la caisse?

Hélas tout a une fin. Même ce qu'on imaginait éternel. Et l'association que l'on a montée ou dont on fait partie peut être dissoute faute de participants ou de motivation ou pour tout autre raison.

Mais savez-vous qu'en l'absence de clause dans les statuts, le solde de la caisse de l'association va partir à la mairie.
Certes la mairie l'utilisera pour des bonnes oeuvres sans doute, mais certainement pas pour des Bretons ou pour la Bretagne. (Désolé mais électoralement nous ne valons pas grand-chose et le maire ne fera pas un don "gratuit")

Alors faites modifier les statuts de votre association en y ajoutant simplement un article indiquant qu'en cas de dissolution tous les avoirs de l'association seront donnés à telles associations en mentionnant un ordre de préférence. N'oubliez pas que la 1ère mentionnée peut être dissoute avant ou en même temps que la vôtre.

Vous ne savez pas qui? Par exemple: DIWAN. Ils manquent cruellement de fonds pour se développer.

Vous avez dit "non lucratif"?

Les associations dites loi 1901 sont à but non lucratif. En clair, il leur est interdit de gagner de l'argent par quelque moyen que ce soit. Mais l'état, bon prince, reconnait que pour subsister il leur faille des moyens et les autorise à organiser des fêtes, à vendre des bricoles.

Alors attention aux trésors de guerre que certaines se sont peu à peu constituées. Le fisc peut devenir très regardant; surtout si l'association a des employés.

Dans tous les cas, il est interdit aux dirigeants et/ou adhérents de se partager ce qui pourrait ressembler à des bénéfices, et cela quelqu'en soit l'usage (grande bouffe, voyage, etc...)


Sécurité de vos manifestations

L'organisation d'une manifestation (kermesse, concert, bal, etc.), en plein air ou dans une salle, nécessite le respect d'un certain nombre de règles de sécurité. L'oublier peut transformer un événement en véritable cauchemar engageant aussi bien la responsabilité de l'association que celle de ses dirigeants.

Les précautions à prendre en amont

Il s'agit évidemment de demander les autorisations nécessaires si votre manifestation se déroule dans un lieu public, mairie ou préfecture selon les cas. Vérifiez que les arrêtés de circulation qui vous seront délivrés correspondent à votre demande et réservez une quantité suffisante de barrières de sécurité pour les faire respecter. Votre terrain, balisé, doit respecter des couloirs de circulation suffisamment larges pour l'accès de véhicules d'urgence. Si le risque, a priori, ne concerne que les personnes présentes, il faut prévoir le passage d'un véhicule léger (3 mètres). Par contre, si votre manifestation se déroule au pied d'immeubles d'habitation qui pourraient avoir la mauvaise idée de prendre feu (ça n'arrive pas qu'en Corse), il faut permettre l'accès des camions d'intervention (4 mètres minimum).

Installations provisoires : évitez les bricolages

Vous avez prévu l'implantation de chapiteaux, podiums et autres gradins. N'hésitez pas à demander les certificats de conformité et refusez tout bricolage dans ce domaine (rappelez-vous Furiani !). Vérifiez que l'état des sols est compatible avec les aménagements prévus, sans oublier qu'un orage peut transformer en quelques instants des surfaces stables en marécage glissant. La dimension des chapiteaux conditionne un certain nombre d'obligations, en termes de fixations au sol (imperturbables même par grand vent), d'accès (bâches ouvertes), de matériel de sécurité (extincteurs) et de couloir de circulation. L'aménagement intérieur de tels chapiteaux doit respecter les obligations relatives à l'aménagement de salle: les matériaux utilisés devront être garantis "nonfeu". Prohibez les envolées de tulle et mousselines...

Travaillez avec la commission de sécurité

Préparez un dossier descriptif de votre manifestation à destination de la commission de sécurité : plan et détail des aménagements, quantité de public. Les éléments fournis l'amèneront peut-être à vous faire des observations. N'hésitez pas à lui demander conseil. Déterminez avec elle le jour et l'heure auxquels elle pourra passer inspecter vos installations : il faut que toutes les installations soient en place, mais aussi qu'il vous reste un peu de marge pour "réajuster le tir". La commission peut interdire l'ouverture au public. Elle peut émettre un "avis défavorable", et c'est certainement le pire des cas pour un dirigeant qui se trouve alors seul à décider s'il continue ou non. Cette éventualité doit être envisagée avec votre assureur et prévue explicitement dans le contrat jusqu'où vous suit-il ? Elle doit être discutée également avec les propriétaires des équipements (chapiteau ou salle) : en cas d'avis défavorable de la commission, ils peuvent dénoncer la mise à disposition.

Dans quels cas faut-il s'adresser à la commission de sécurité ?

• Si vous procédez à des aménagements ou installations en intérieur comme en extérieur.
• Si vous accueillez plus de 1 500 personnes dans des lieux ou locaux non prévus à cet effet ou dans des conditions inhabituelles. L'organisateur, en concertation avec le propriétaire des lieux, doit adresser un dossier descriptif des aménagements et installations au maire de la commune deux mois avant la manifestation. Celui-ci adresse le dossier à la direction départementale des Services d'incendie et de secours, qui le transmet à la commission ou sous-commission concernée, laquelle le fait suivre à la direction de la protection civile si elle estime que la présence de services de secours est nécessaire. Dans la pratique, ce délai de deux mois est peu respecté. Si vous vous trouvez dans ce cas, adressez directement un exemplaire de votre dossier à la direction départementale, sachant que la réunion des commissions est souvent mensuelle.

Les services de sécurité

Accueillant du public, vous avez l'obligation de prévenir tout incident et de tout mettre en oeuvre pour minimiser ses conséquences sur les personnes. La quantité de public accueillie ou la dangerosité potentielle des activités menées conditionne la présence de services de secours pompiers-secouristes ou volontaires de la Croix-Rouge, vous avez le choix, mais il vous appartient d'en faire la demande et, évidemment, d'en assurer la charge financière. Un décret de 1997 définit la notion de "grand rassemblement". Au-delà de 1 500 personnes, la présence de secouristes est obligatoire. Ceux-ci doivent obligatoirement appartenir à une association dont la liste vous est communiquée par la commission de sécurité. Le nombre est déterminé par la protection civile. Si vous n'êtes tenu à aucune obligation particulière, prévoyez quand même un point "premiers secours" avec une trousse de pharmacie. N'oubliez pas non plus d'avoir sous la main quelques numéros de téléphone (SAMU, médecin de garde, commissariat du coin). Pensez à vous munir d'un ou deux portables aux batteries chargées. Dans certains cas, vous avez intérêt à prévoir votre propre "service d'ordre". Vous aurez pris la précaution d'informer les services de police ou de gendarmerie, mais il ne faudra pas compter sur eux à plein temps. La solution la plus économique est évidemment de constituer une équipe de bénévoles facilement identifiables par le public. Si la surface de la manifestation est importante, ils doivent pouvoir être joignables à tout moment et pouvoir se joindre les uns les autres : la solution la plus efficace reste à ce jour le talkie-walkie.

Quelques règles d'hygiène élémentaires de la restauration aux toilettes

Aux yeux des services d'hygiène, pas de différence entre un restaurant professionnel et votre buffet d'un jour. Votre manifestation peut donc faire l'objet d'un contrôle inopiné. Concernant l'organisation de votre buvette, les conditions de nettoyage de la vaisselle non jetable et des récipients sont strictement réglementées : la buvette doit disposer d'une installation d'eau potable, de deux récipients - l'un contenant un désinfectant et l'autre de l'eau propre (donc régulièrement renouvelée) pour le rinçage. La vaisselle doit être essuyée avec des torchons réservés à cet usage et dans un état de propreté impeccable. Pour la nourriture, vous devrez pouvoir justifier de l'origine des marchandises que vous proposez. Il n'est donc pas superflu d'avoir sur soi une copie des factures d'achat. Difficile de respecter toutes les règles de la restauration de collectivité mais quelques consignes élémentaires vous permettront de limiter considérablement les risques
  • Maintenez au froid (réfrigérateur ou congélateur selon les cas) les denrées périssables et veillez à ce qu'il n'y ait pas de rupture de la "chaîne du froid": les cartons de steaks surgelés ne doivent pas rester sur le trottoir avant d'être mis au congélateur...
  • Une fois chauffés à température de service, les aliments doivent être maintenus à cette température constante jusqu'à ce qu'ils soient servis.
  • Tout reste, en salle comme en cuisine, doit être immédiatement jeté.
  • Séparez le circuit de service des plats de la cuisine vers la salle et celui du retour de la salle vers la plonge.
Enfin, réglez la question des sanitaires. En effet, la présence de toilettes est obligatoire. Bien sûr, la difficulté est souvent contoumée par l'existence à proximité de toilettes publiques ou d'équipements accessibles. Mais, même s'il s'agit d'établissements publics, vous veillerez à demander l'autorisation du "gérant' des lieux, car l'afflux de public est souvent source de problèmes. Déléguez une surveillance, discrète mais efficace, pour maintenir les lieux "dans l'état dans lequel vous auriez aimé les trouver en arrivant". Reste l'épineuse question du nombre de sanitaires à installer. La réglementation impose qu'il soit proportionnel au public attendu. Reste à évaluer la bonne proportion. Mais ici seule l'expérience et la météo vous aideront...

Pour en savoir plus

  • Sécurité et manifestations de masse, réf. BK 13, collection "L'essentiel sur" 99 F (Commande par courrier, chèque joint à l'ordre de Territorial, BP 215, 38506 Voiron Cedex)


Vous organisez un spectacle, avez-vous la licence?

Concerts, pièces de théâtre, spectacles de danse, vous organisez régulièrement de multiples manifestations qui font la réputation locale de votre association. Mais êtes-vous en règle?
Les pouvoirs publics ont été amenés à étendre aux associations le champ d'application de l'ordonnance du 13 octobre 1945, relative à la licence d'entrepreneur de spectacles, par la loi du 31 décembre 1992. Le 18 mars dernier, une nouvelle loi est venue réformer le dispositif. L'occasion pour nous de faire le point sur cette licence obligatoire pour les associations qui montent régulièrement des spectacles.

Qui est concerné par la licence ?

Est considérée comme entrepreneur de spectacles vivants toute association qui exerce une activité d'exploitation des lieux de spectacles, de production ou de diffusion de spectacles, seule ou dans le cas de contrats conclus avec d'autres entrepreneurs de spectacles. En clair, sont concernées les associations qui ont pour activité régulière l'organisation de spectacles. La majorité des associations ne sont donc pas tenues d'être titulaires de cette licence tant qu'elles exercent occasionnellement ces activités, dans la limite de six représentations par an (voir encadré).

Où et comment se la procurer ?

La licence est délivrée par le ministère de la Culture pour une durée de trois ans, renouvelable. Elle est attribuée en fonction de la compétence et de l'expérience professionnelle du demandeur.

Monter un spectacle sans la licence

Les associations qui n'ont pas pour activité principale ou pour objet l'exploitation de lieux de spectacles, la production ou la diffusion de spectacles peuvent organiser des spectacles dans la limite de six représentations par an. II en est de même pour les groupements d'artistes amateurs bénévoles faisant occasionnellement appel à un ou à plusieurs artistes du spectacle percevant une rémunération. Toutefois, ces représentations doivent faire l'objet d'une déclaration préalable à l'autorité administrative un mois au moins avant la date prévu.

De plus, la licence ne peut être attribuée aux personnes ayant fait l'objet d'une interdiction d'exercice d'activité commerciale. Elle est nominative et donc délivrée au dirigeant désigné par l'organe délibérant prévu par les statuts de l'association. Si le détenteur cesse ses fonctions au sein de l'association, les droits de la licence sont transférés à une autre personne désignée à nouveau par l'association, mais ce pour une durée de six mois au plus. Une fois désignée, son identité doit être transmise à l'Administration dans les quinze jours. Enfin, la licence peut être retirée en cas d'infraction aux dispositions de l'ordonnance ou à la législation en matière de droit du travail et de sécurité sociale comme de protection de la propriété intellectuelle et artistique. Pensez donc à déclarer les artistes, à payer vos cotisations sociales et les droits d'auteur.

Si vous vous posez des questions sur la nature de votre activité et les règles que vous devez respecter, renseignez-vous auprès de la direction régionale des Affaires culturelles (DRAC) dont vous relevez. Exercer une activité d'entrepreneur de spectacles vivants sans être titulaire de la licence peut être puni de deux ans d'emprisonnement et d'une amende de 200 000 F. Les associations pourront être condamnées à l'amende prévue et à la fermeture de l'établissement ayant servi à commettre l'infraction.

Pour en savoir plus:

  • Les spectacles, BK24, éd. Territorial. collection " l'essentiel sur... ", 139 F. Commande à Territorial, BP 215 - 38506 Voiron Cedex (chèque joint).

Comment désigner son (sa) Président(e)

Le président-fondateur de l'association souhaite passer la main. Vous modifiez vos statuts et voulez en profiter pour redéfinir les modalités d'élection du président? Pas toujours facile, mais stratégique. Voici quelques conseils pour réussir le passage de relais.

Cooptation ou élection ?

L'association choisit librement ses dirigeants. Elle peut prévoir toutes formes de désignation dans ses statuts. Vous pouvez opter pour la cooptation (les dirigeants en place choisissent le président), la nomination de dirigeants de droit (les statuts prévoient alors de réserver la place de président à un représentant d'une collectivité, au fondateur de l'association ou à une personnalité) ou enfin pour l'élection. Toutefois, en permettant aux adhérents de choisir leur président, l'élection renforce la légitimité du président à l'intérieur comme à l'extérieur de l'association. De plus, les partenaires apprécient généralement un fonctionnement démocratique; celui-ci est d'ailleurs obligatoire pour certains agréments (fédérations sportives, associations émettant des obligations, associations reconnues d'utilité publique).

Comment élire le ou la présidente) ?

Pour élire le président, deux formules sont envisageables
- élection à un seul degré: l'assemblée générale élit le président;
- élection à double degré: l'assemblée générale élit les administrateurs, lesquels élisent ensuite le président.
Les statuts ou le règlement intérieur de l'association peuvent prévoir librement les modalités de vote: élection directe ou indirecte (élection du conseil d'administration, qui lui-même élit le président), vote à main levée ou à bulletin secret, quorum, etc.
Pour certaines associations qui se soumettent à des statuts types, comme les associations reconnues d'utilité publique, l'élection indirecte est obligatoire.

Qui peut être élu(e) président(e) ?

Toute personne physique ou morale peut être élue présidente de votre association. A priori il n'y a que très peu de limitations pour cette fonction (voir ci-contre). II est en revanche nécessaire de s'assurer de la motivation et de la disponibilité des personnes sollicitées ou qui se proposent à ce poste. En cas de difficulté à trouver un(e) candidate) et si vous êtes une petite association avec un budget modeste, pourquoi ne pas envisager une responsabilité collégiale des membres du bureau élu par l'assemblée générale ? C'est tout à fait possible et parfaitement légal (si l'on vous dit le contraire, demandez les textes qui justifieraient cette interdiction). Vous devrez alors déclarer en préfecture la liste des personnes responsables de l'association et bien entendu déterminer des règles de fonctionnement claires.
Enfin, dans le cas d'un renouvellement de présidence, n'oubliez jamais que le passage de relais se fera d'autant mieux qu'il aura été préparé de longue date et que les éventuels successeurs auront été associés depuis longtemps aux prises de responsabilité. Une raison supplémentaire pour encourager la décision collective.

Qui ne peut pas être élu(e) présidente) ?

• Toute personne exerçant des fonctions dans une entreprise qui participe à des travaux pour le compte de l'association : pour éviter la remise en question du caractère non lucratif de votre association et tout risque de prise illégale d'intérêts.
• Un salarié de l'association : cela remettrait en cause la gestion non désintéressée de l'association aux yeux du fisc (sauf à ce qu'il gagne moins de 3/4 du SMIC).
• Une personne dont la faillite personnelle a été prononcée, dans le cas d'associations ayant une activité économique.
En outre, des restrictions sont imposées aux commissaires aux comptes, aux militaires pour les associations ayant une activité politique ou syndicale, à certains fonctionnaires lorsque leur nomination remettrait en cause leur neutralité et l'égalité des individus devant les services publics, aux parlementaires lorsque l'association est prestataire auprès de l'État ou d'une collectivité publique.

En revanche, peuvent être élus

• Un mineur (même si la question des mineurs reste litigieuse).
• Un étranger, sauf dans certains cas (pour les associations qui publient des périodiques destinés à la jeunesse par exemple).
Même privé de ses droits civiques, on peut être président. Mais les statuts peuvent stipuler le contraire.


Date de création : 06/08/2007 @ 16:18
Dernière modification : 06/08/2007 @ 16:22
Catégorie : Associations bretonnes
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